Polityka prywatności

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji „Synqra” (dalej: „Aplikacja”) oraz strony internetowej Aplikacji.

2. Administratorem danych osobowych jest Karol Janowski, zamieszkały pod adresem: ul. 3 Szyb 38, 41-253 Czeladź (dalej: „Administrator”).

3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem korespondencyjnie pod adresem wskazanym w ust. 2 powyżej, a także pod adresem e-mail: [email protected].

4. Aplikacja jest narzędziem SaaS dla salonów beauty, które łączy publiczne dane o wolnych terminach z serwisu Booksy z publikacją relacji na Instagramie. Szczegółowe zasady świadczenia Usługi określa Regulamin.

5. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. Kontakt w sprawach RODO odbywa się bezpośrednio z Administratorem, w sposób wskazany w ust. 3 powyżej.

1. Administrator przetwarza dane osobowe w dwóch rolach, w zależności od kategorii danych:

1. jako administrator – w odniesieniu do danych Konta (imię i nazwisko, adres e-mail, hasło w postaci skrótu), danych rozliczeniowych, danych kontaktowych, logów technicznych oraz danych osób odwiedzających stronę internetową Aplikacji,
2. jako podmiot przetwarzający – w odniesieniu do danych, które Usługobiorca wprowadza lub poleca przetwarzać w Aplikacji w celu świadczenia Usługi, w szczególności danych pracowników salonu (imię, zdjęcie profilowe z Booksy), konfiguracji automatyzacji oraz grafik publikowanych na Instagramie. W tym zakresie Usługobiorca jest administratorem tych danych, a korzystanie z Aplikacji stanowi powierzenie ich przetwarzania na zasadach określonych w § 11.

2. Administrator nie przetwarza celowo szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO (w tym danych o stanie zdrowia). Aplikacja operuje na wolnych terminach, usługach i pracownikach salonu, a nie na danych klientów końcowych salonu. Usługobiorca zobowiązany jest nie wprowadzać do Aplikacji danych wrażliwych.

1. W ramach Aplikacji przetwarzane mogą być następujące kategorie danych:

1. dane Konta: imię i nazwisko, adres e-mail, skrót hasła, status potwierdzenia adresu e-mail, identyfikator użytkownika, daty utworzenia i aktualizacji Konta,
2. dane salonu: identyfikator salonu w Booksy (booksyId) powiązany z Kontem,
3. dane salonu wskazanego przez Usługobiorcę, pozyskane na jego zlecenie z serwisu Booksy: nazwa salonu, lista pracowników (imię, zdjęcie), katalog usług i wariantów, ceny, czasy trwania oraz wolne terminy – w celu wyświetlenia ich Usługobiorcy i wygenerowania Stories,
4. dane konta Instagram: identyfikator użytkownika Instagrama, nazwa użytkownika, typ konta, token dostępu (przechowywany w postaci zaszyfrowanej) oraz data jego wygaśnięcia,
5. dane automatyzacji: harmonogram publikacji, wybrane usługi i pracownicy, ustawienia graficzne, wgrane tła, wygenerowane pliki PNG Stories,
6. dane rozliczeniowe (gdy Usługobiorca korzysta z płatnej subskrypcji): dane potrzebne do wystawienia faktury i obsługi płatności,
7. dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi serwera, pliki cookies niezbędne do działania Aplikacji.

2. Administrator nie wymaga podawania numeru PESEL ani danych klientów końcowych salonu. W Okresie Próbnym nie są zbierane dane karty płatniczej. Po uruchomieniu płatności dane karty przetwarzane są przez operatora płatności.

1. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. zawarcie i wykonanie Umowy o korzystanie z Aplikacji, w tym utworzenie Konta, potwierdzenie adresu e-mail, połączenie Booksy i Instagrama, generowanie grafik oraz publikacja Stories – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
2. obsługa płatności, wystawianie faktur i rozliczenia podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO,
3. zapewnienie bezpieczeństwa Aplikacji, przeciwdziałanie nadużyciom, diagnostyka błędów oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora),
4. wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, DSA oraz prawa konsumenckiego – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
5. korespondencja i odpowiadanie na zapytania, reklamacje oraz żądania dotyczące danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, w zależności od charakteru sprawy,
6. niezbędne pliki cookies związane z sesją logowania – art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.

2. Podanie danych Konta (imię i nazwisko, e-mail, hasło) jest warunkiem zawarcia Umowy. Niepodanie tych danych uniemożliwia rejestrację. Połączenie Booksy i Instagrama jest dobrowolne, ale bez nich główna funkcjonalność Aplikacji nie działa.

3. Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą.

1. Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. dostawcom hostingu, serwerów, baz danych i poczty elektronicznej, którzy świadczą usługi na rzecz Administratora,
2. Railway Corp. – w zakresie hostingu Aplikacji, API oraz bazy danych, w której przechowywane są dane Konta i dane połączonego konta Instagram, w tym zaszyfrowany token dostępu; główna infrastruktura Aplikacji znajduje się w regionie Niderlandów,
3. Resend, Inc. – w zakresie wysyłki transakcyjnych wiadomości e-mail (w szczególności potwierdzenia adresu e-mail),
4. Cloudflare, Inc. – w zakresie przechowywania plików graficznych (tła oraz wygenerowanych Stories) w usłudze Cloudflare R2,
5. Meta Platforms Ireland Limited – w zakresie połączenia konta Instagram i publikacji Stories za pośrednictwem Instagram Graph API, zgodnie z polityką prywatności Meta,
6. Booksy – Aplikacja odczytuje informacje o salonie wskazanym przez Usługobiorcę, na jego zlecenie; Booksy pozostaje odrębnym administratorem danych przetwarzanych we własnym serwisie,
7. operatorom płatności – po uruchomieniu płatności w Aplikacji, w zakresie niezbędnym do realizacji Opłaty Subskrypcyjnej,
8. podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub informatyczne, gdy jest to niezbędne do prowadzenia działalności Administratora,
9. organom publicznym – wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

2. Odbiorcy, o których mowa w ust. 1, przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia lub jako odrębni administratorzy – w zależności od charakteru usługi.

1. W związku z korzystaniem z Instagrama (Meta), infrastruktury Cloudflare, hostingu Railway oraz wysyłki e-mail (Resend) dane mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Główna infrastruktura Aplikacji i baza danych w Railway są utrzymywane w Niderlandach, jednak dostęp do danych może następować również ze Stanów Zjednoczonych.

2. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym unijno-amerykańskich ram Data Privacy Framework, o ile dany odbiorca im podlega) albo standardowych klauzul umownych, o których mowa w art. 46 RODO.

3. Usługobiorca, łącząc konto Instagram, przyjmuje do wiadomości, że publikacja Stories oznacza przekazanie treści i powiązanych danych do Meta na zasadach określonych przez ten podmiot.

1. Dane przechowywane są przez okres:

1. dane Konta i Treści Usługobiorcy – przez czas trwania Umowy, a następnie przez 90 dni po jej zakończeniu, chyba że Usługobiorca żąda wcześniejszego usunięcia,
2. dane niezbędne do celów rachunkowych i podatkowych – przez okres wymagany przepisami prawa, nie krócej niż 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy,
3. dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu przedawnienia tych roszczeń,
4. pamięć podręczna danych Booksy (w tym wolnych terminów) – przez krótki okres techniczny, rzędu kilku minut,
5. tokeny Instagrama – do czasu odłączenia konta, wygaśnięcia tokenu albo usunięcia Konta,
6. pliki graficzne w Cloudflare R2 – do czasu ich zastąpienia, usunięcia automatyzacji albo usunięcia Konta,
7. niezbędne pliki cookies sesji – zgodnie z § 9, nie dłużej niż przez czas ważności sesji.

2. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, o ile przepisy prawa nie nakazują dalszego przechowywania.

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

1. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
2. sprostowania (poprawiania) danych,
3. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
4. ograniczenia przetwarzania,
5. przenoszenia danych,
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
7. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

2. Żądania, o których mowa w ust. 1, można składać na adres: [email protected]. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca, z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w sprawach skomplikowanych.

3. W zakresie danych, których administratorem jest Usługobiorca (pracownicy salonu, treści publikowane na Instagramie), żądania osób trzecich powinny być kierowane w pierwszej kolejności do Usługobiorcy. Administrator wspiera Usługobiorcę w realizacji tych żądań, w zakresie, w jakim dane znajdują się w Aplikacji.

4. Usługobiorca może samodzielnie usunąć część swoich danych bezpośrednio w Aplikacji:

1. Dane konta Instagram – zaloguj się do Aplikacji, przejdź do sekcji „Instagram” w panelu bocznym i kliknij „Odłącz Instagram”. Spowoduje to usunięcie z bazy Aplikacji identyfikatora użytkownika Instagrama, nazwy użytkownika, typu konta oraz tokenu dostępu. Aplikacja przestanie publikować Stories w imieniu Usługobiorcy.
2. Dane salonu Booksy – w sekcji „Salon” kliknij „Usuń”. Spowoduje to usunięcie powiązania salonu z Kontem, w tym identyfikatora salonu w Booksy.

5. Aby usunąć całe Konto wraz ze wszystkimi danymi przechowywanymi w Aplikacji (dane Konta, salonu, połączenia Instagram oraz powiązanych plików graficznych), należy wysłać żądanie usunięcia na adres: [email protected], podając adres e-mail powiązany z Kontem. Administrator usuwa Konto niezwłocznie po otrzymaniu żądania, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie. Dane rozliczeniowe i podatkowe mogą być przechowywane dłużej, jeśli wymagają tego przepisy prawa (§ 7 ust. 1).

1. Aplikacja wykorzystuje pliki cookies wyłącznie w zakresie niezbędnym do jej działania. Administrator nie stosuje cookies marketingowych ani analitycznych stron trzecich.

2. Stosowane są w szczególności:

1. cookie sesji logowania („session”) – plik HttpOnly, służący do utrzymania zalogowania Usługobiorcy; ważność wynosi 1 godzinę,
2. cookie stanu panelu bocznego w kokpicie – zapamiętuje, czy menu jest rozwinięte; ma charakter techniczny i nie służy do profilowania.

3. Usługobiorca może ograniczyć lub usunąć pliki cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookie sesji uniemożliwi korzystanie z Konta.

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączenia (SSL/TLS), haszowanie haseł, szyfrowanie tokenów Instagrama w bazie danych oraz ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych.

2. Pomimo stosowania zabezpieczeń Administrator nie może zagwarantować pełnej ochrony danych przesyłanych przez Internet. Usługobiorca powinien chronić dane logowania i nie udostępniać ich osobom trzecim.

1. W zakresie, w jakim Usługobiorca wprowadza do Aplikacji dane osobowe osób trzecich (w szczególności pracowników salonu) lub zleca ich pobranie z Booksy i publikację na Instagramie, Usługobiorca powierza Administratorowi przetwarzanie tych danych w celu świadczenia Usługi.

2. Administrator:

1. przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, wynikające z konfiguracji Aplikacji,
2. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do poufności,
3. stosuje środki bezpieczeństwa, o których mowa w § 10,
4. korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wskazanych w § 5, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi,
5. po zakończeniu Umowy usuwa powierzone dane na zasadach określonych w Regulaminie i w § 7, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie,
6. wspiera Usługobiorcę w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, w zakresie danych znajdujących się w Aplikacji.

3. Usługobiorca oświadcza, że ma podstawę prawną do przetwarzania powierzanych danych (w szczególności danych pracowników) i do ich publikacji w Stories.

Aplikacja nie jest przeznaczona dla osób poniżej 18. roku życia. Administrator nie zbiera świadomie danych dzieci.

1. Administrator może zaktualizować Politykę prywatności, w szczególności w razie zmiany sposobu przetwarzania danych, zmiany przepisów lub uruchomienia nowych funkcjonalności (np. płatności).

2. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na stronie Polityki prywatności. O istotnych zmianach Usługobiorca zostanie poinformowany pocztą elektroniczną lub poprzez komunikat w Aplikacji.

3. Niniejsza wersja Polityki prywatności obowiązuje od dnia 3 września 2026 r.